Riemst audit

Foto gemeentehuis Riemst

Gemeente Riemst werkt aan haar interne communicatie. DenS Communicatie doet de audit en stelt een concreet actieplan op.

Opdrachtgever

Gemeentebestuur Riemst

Vraag

Het gemeentebestuur Riemst stelde het bureau PM (risk, crisis, change) aan voor het ontwikkelen en implementeren van een intern communicatieplan. PM vraagt DenS Communicatie de interne communicatie binnen het gemeentebestuur door te lichten en een plan van aanpak uit te werken.

Aanpak

DenS Communicatie start de opdracht met deskonderzoek. We brengen de interne communicatiepraktijk in kaart en maken een overzicht van middelen en doelgroepen. We gaan ook na welke informele informatiekanalen er binnen het bestuur bestaan.

Om alle medewerkers van het gemeentebestuur op alle echelons te betrekken, organiseren we een beperkte interne bevraging. Alle medewerkers krijgen een korte, bevattelijke uitleg over interne communicatie en het doel van de doorlichting. De uitleg is laagdrempelig, zodat ook laaggeschoolden en mensen die minder vertrouwd zijn met de terminologie, kunnen volgen. De deelnemers krijgen voorgedrukte invulformulieren waarop ze zowel plus- als minpunten in de interne communicatie noteren en aangeven op welk niveau ze binnen het gemeentebestuur werken. Ook mandatarissen worden uitgenodigd deel te nemen aan de bevraging. Mandatarissen en ambtenaren dragen immers samen het imago van de gemeente uit. De audit is anoniem. Het Managementteam ontvangt een synthese van de bevindingen.

Uit de bevraging distilleren we een achttal grote thema’s. Na bespreking met het Managementteam organiseren we hierrond focusgesprekken met dienstverantwoordelijken, diensthoofden en ploegbazen. Doel van de focusgroepen is vooral nagaan welke acties opgezet kunnen worden om aangehaalde knelpunten op te lossen.

De thema’s uit de bevraging en de output van de focusgroepen vormen de aanknopingspunten waarrond het actieplan is opgebouwd. Het actieplan bevat twaalf actiepunten om de interne communicatie te verbeteren. Per punt geven we de doelstelling aan, de omschrijving, de trekker van deze actie, de timing en de verwachte output. Naast deze acties halen we ook werkpunten aan die interne communicatie overstijgen, maar er een zware weerslag op hebben. Hier gaat het eerder over het management van de gemeente. We formuleren hier twee acties, die we met het College bespreken.